Niniejsza polityka prywatności informuje o sposobie, zakresie oraz celach przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z portalu Bautronix.
Administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO (art. 4 pkt 7) oraz innych przepisów o ochronie danych jest:
W razie pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub chęci skorzystania z przysługujących praw (np. dostępu do danych, sprostowania, usunięcia) mogą się Państwo z nami skontaktować w dowolnym momencie. Jeżeli nie istnieje ustawowy obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych, nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
Traktujemy ochronę danych osobowych bardzo poważnie. Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. W ramach portalu Bautronix przetwarzamy dane osobowe w szczególności wtedy, gdy: - odwiedzają Państwo stronę/portal (np. techniczne dane dostępu/logi), - rejestrują Państwo konto i logują się, - uzupełniają Państwo profil firmy lub zespołu, - tworzą Państwo/zarządzają projektami albo zgłaszają zainteresowanie/składają aplikacje, - wymieniają Państwo wiadomości w portalu, - przesyłają Państwo lub pobierają dokumenty, - korzystają Państwo z funkcji płatnych (np. bezpośredni kontakt) i realizują płatność przez Stripe. Przetwarzamy dane zgodnie z zasadami RODO (w szczególności: celowość, minimalizacja danych, integralność i poufność). Jeśli wprowadzane są treści w formie dowolnego tekstu (np. wiadomości) lub przesyłane pliki, prosimy, aby nie przekazywać danych wrażliwych (np. danych o zdrowiu), jeśli nie jest to konieczne.
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu podstawa prawna. W zależności od sytuacji opieramy przetwarzanie w szczególności na następujących podstawach:
W ramach portalu Bautronix przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:
Przetwarzamy dane osobowe w szczególności w następujących celach:
Udostępniamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do świadczenia portalu, realizacji funkcji lub spełnienia obowiązków prawnych. Odbiorcami (lub kategoriami odbiorców) mogą być w szczególności:
Portal Bautronix jest utrzymywany na serwerach w Niemczech. W ramach infrastruktury przetwarzane są dane niezbędne do działania portalu (np. zawartość bazy danych, przesłane pliki oraz techniczne dane dostępu i logi).
Podczas korzystania z portalu przetwarzane są automatycznie dane dostępu i dane protokołowe (tzw. logi serwera). Jest to technicznie niezbędne, aby udostępnić treści, zapewnić bezpieczeństwo systemów oraz analizować błędy i zakłócenia. Nie wykorzystujemy tych danych do celów reklamowych ani śledzenia.
Jeżeli zakładają Państwo konto w portalu Bautronix lub logują się do systemu, przetwarzamy dane osobowe w celu utworzenia konta, uwierzytelnienia użytkownika oraz zapewnienia bezpiecznego działania platformy. Stosujemy mechanizmy sesji i bezpieczeństwa (np. cookies sesyjne oraz ochronę CSRF). Hasła nie są przechowywane w postaci jawnej, lecz jako skrót (hash). Jeżeli korzystają Państwo z funkcji zarządzania kontem (np. zmiana profilu, zmiana hasła, przesłanie avatara, ustawienia języka/roli w portalu), przetwarzamy odpowiednie dane przekazane przez Państwa lub niezbędne technicznie.
Portal Bautronix służy do kojarzenia i współpracy pomiędzy zleceniodawcami (Contractors) a partnerami budowlanymi/podwykonawcami (Subcontractors). W zależności od roli użytkownika przetwarzane są różne dane, aby tworzyć projekty, zarządzać zgłoszeniami/zainteresowaniami, kontrolować udostępnienia kontaktu oraz zapewnić przebieg procesów w platformie. Uwaga: niektóre treści, które wprowadzają Państwo w ramach funkcji portalu (np. opis projektu, dane kontaktowe, treści zgłoszeń), mogą – zależnie od uprawnień i udostępnień – stać się widoczne dla innych zarejestrowanych użytkowników.
Portal udostępnia funkcję czatu/wiadomości, która umożliwia komunikację pomiędzy zarejestrowanymi użytkownikami w ramach odblokowanych kontaktów (np. po odblokowaniu kontaktu). Przetwarzamy treść wiadomości oraz metadane techniczne, aby zapewnić komunikację i wyświetlać jej historię w portalu. Wiadomości są polami tekstowymi. Prosimy przekazywać tylko informacje niezbędne do współpracy i – w miarę możliwości – unikać przekazywania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO), o ile nie jest to konieczne.
Portal umożliwia przesyłanie i zarządzanie dokumentami (np. certyfikaty, zaświadczenia) oraz – w zależności od uprawnień – pobieranie dokumentów udostępnionych. Przesłane pliki są przechowywane po stronie serwera w niepublicznym obszarze magazynowania. Dodatkowo zapisujemy metadane dokumentu (np. nazwa pliku, rozmiar, typ dokumentu, status weryfikacji), aby zapewnić funkcję dokumentów w portalu. Dokumenty mogą – w zależności od roli, udostępnień i statusu – być widoczne lub możliwe do pobrania przez innych zarejestrowanych użytkowników (np. dopiero po udostępnieniu kontaktu i tylko po zatwierdzeniu dokumentu).
W przypadku funkcji płatnych (np. bezpośredni kontakt) przetwarzanie płatności odbywa się za pośrednictwem dostawcy płatności Stripe. Stripe przetwarza dane płatnicze jako dostawca usług płatniczych we własnym zakresie. My zazwyczaj nie otrzymujemy pełnych danych karty/konta, lecz przetwarzamy głównie informacje niezbędne do przypisania i potwierdzenia płatności (np. identyfikatory transakcji, kwota, waluta, status), aby aktywować zakupioną funkcję w portalu. Zgodnie z Państwa informacją korzystamy z Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia). Należy jednak uwzględnić, że w zależności od metody płatności i podwykonawców mogą wystąpić operacje przetwarzania także poza EOG.
Korzystanie z portalu może wymagać powiadomień systemowych (np. reset hasła, informacje dotyczące bezpieczeństwa lub funkcjonalne komunikaty). W tym celu przetwarzamy w szczególności adres e-mail oraz – zależnie od sytuacji – treść danej wiadomości systemowej. Do wysyłki wiadomości systemowych (np. weryfikacja e-mail, reset hasła) korzystamy z usługi wysyłki e-mail (np. przez SMTP). Niezależnie od tego w aplikacji mogą być zapisywane powiadomienia (np. jako wewnętrzne „notifications”).
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) i projektujemy portal Bautronix w taki sposób, aby przetwarzać wyłącznie dane niezbędne do świadczenia usług, zapewnienia bezpieczeństwa oraz rozwoju platformy. Techniczne logowanie (protokółowanie) odbywa się w szczególności w celu zapewnienia bezpieczeństwa IT, stabilnego działania oraz analizy błędów. Dokładamy starań, aby logi były prowadzone możliwie oszczędnie pod względem danych oraz – o ile to możliwe – bez bezpośrednich identyfikatorów osób. Uwaga: w pojedynczych przypadkach (np. analiza konkretnej usterki lub incydentu bezpieczeństwa) może być konieczne krótkotrwałe rozszerzenie diagnostyki lub szczegółowa analiza logów. Takie działania są wykonywane wyłącznie w określonym celu, przez upoważnione osoby i w ograniczonym czasie.
Przechowujemy dane osobowe co do zasady tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO) lub jak wymagają tego obowiązki prawne. Po ustaniu celu oraz o ile nie istnieją obowiązki przechowywania ani nadrzędne uzasadnione podstawy, dane są usuwane albo – jeżeli to możliwe i zasadne – anonimizowane. Konkretny okres przechowywania zależy w szczególności od: - rodzaju danych (np. dane konta, treści komunikacji, dane transakcyjne), - sposobu i częstotliwości korzystania z portalu, - obowiązków prawnych (np. księgowych/podatkowych), - uzasadnionych interesów związanych z dochodzeniem lub obroną roszczeń. W systemie przewidziano mechanizmy automatycznego „pruning” (okresowego czyszczenia) wybranych danych operacyjnych.
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (TOM) zgodnie z art. 32 RODO, aby chronić dane osobowe przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Uwzględniamy stan wiedzy technicznej, koszty wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, jak również ryzyko naruszenia praw i wolności osób. Środki bezpieczeństwa są regularnie weryfikowane i w razie potrzeby dostosowywane.
Zgodnie z RODO przysługują Państwu prawa osoby, której dane dotyczą. Mogą Państwo skorzystać z tych praw w dowolnym momencie, kontaktując się z nami za pośrednictwem danych wskazanych w punkcie 2. Wnioski realizujemy niezwłocznie i najpóźniej w terminach przewidzianych prawem. Ze względów bezpieczeństwa możemy poprosić o weryfikację tożsamości (np. w przypadku żądania dostępu lub usunięcia danych), aby zapobiec nieuprawnionemu ujawnieniu danych.
Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę ze skutkiem na przyszłość. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Prosimy pamiętać, że część przetwarzania może odbywać się nie na podstawie zgody, lecz np. w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Jeżeli przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), mają Państwo prawo wnieść w dowolnym momencie sprzeciw – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec takiego przetwarzania. Po wniesieniu sprzeciwu nie będziemy dalej przetwarzać danych objętych sprzeciwem, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności albo gdy przetwarzanie służy ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.
Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych (art. 77 RODO), jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO. Prawo to przysługuje niezależnie od innych środków ochrony prawnej. Skargę mogą Państwo wnieść w szczególności do organu właściwego dla miejsca zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia. W przypadku korzystania z usług w Niemczech właściwe są organy ochrony danych w krajach związkowych (Landesdatenschutzbehörden).
Korzystanie z portalu może wymagać podania określonych danych osobowych, abyśmy mogli świadczyć usługę oraz zapewnić dostęp do poszczególnych funkcji. Bez podania danych wymaganych technicznie lub umownie korzystanie z portalu albo niektórych funkcji może być niemożliwe lub ograniczone. Zakres danych wymaganych zależy w szczególności od tego, czy zakładają Państwo konto, uzupełniają profil, dodają/obsługują projekty, przesyłają dokumenty lub korzystają z funkcji płatnych.
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały (art. 22 RODO). Jeżeli w portalu wykorzystywane są elementy automatycznego przetwarzania (np. filtry techniczne, sortowanie, priorytetyzacja), służą one co do zasady zapewnieniu działania funkcji, bezpieczeństwa IT, zapobieganiu nadużyciom lub poprawie jakości. Takie mechanizmy nie muszą zastępować oceny lub decyzji człowieka. W razie pytań dotyczących działania takich procesów prosimy o kontakt (punkt 2).
W przypadku korzystania z usług podmiotów zewnętrznych może dojść – w zależności od ich siedziby i rozwiązań technicznych – do przekazania danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) („państw trzecich”) lub do uzyskania dostępu do danych z tych państw. W szczególności przy obsłudze płatności przez Stripe (punkt 15) oraz – jeżeli wyrazili Państwo zgodę – przy korzystaniu z Google Analytics (punkt 10) możliwe jest przetwarzanie danych również poza EOG. To, czy i w jakim zakresie dochodzi do transferu do państwa trzeciego, zależy od konfiguracji oraz od konkretnego usługodawcy i jego podwykonawców. Jeżeli transfer do państwa trzeciego ma miejsce, zapewniamy spełnienie wymogów art. 44 i nast. RODO. Może to nastąpić np. na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony Komisji Europejskiej lub poprzez zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń (w szczególności standardowych klauzul umownych). W razie potrzeby stosowane są dodatkowe środki techniczne i organizacyjne.
Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki prywatności, jeżeli będzie to konieczne ze względu na zmiany przepisów, rozwój techniczny, zmiany naszych usług lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w portalu. W przypadku istotnych zmian (w szczególności w razie pojawienia się nowych celów lub odbiorców) poinformujemy Państwa w odpowiedni sposób, np. poprzez komunikat w portalu lub e-mail, o ile będzie to wymagane. Zalecamy regularne zapoznawanie się z treścią polityki prywatności.